1. 預備工作

1. 構思要選擇的商業文件類型以及內容：協議書、報價單、發票、收據、合同、訂單；

2. 詳細操作

1. 點擊左側目錄“發票與協議”；
2. 創建商業文件（本教程以“報價單”為例）：

3. 在左側可以輸入商業文件所需的資料（一般是客戶的資料），右邊則會顯示預覽效果：

4. 確定預覽效果之後，請點擊“保存並下載”以獲得你想要的文件。

對於商業文件的模板設置，請參考以下：

• PDF設定：設置商業文件的顏色、排版、通用法律條文、頁頭頁腳備註信息等等；
• 公司資料：設置秘書公司自家公司資料，包括公司名稱、地址、Logo/印章等等；
• 服務項目：秘書公司自家能提供給客戶的服務項目，例如：成立香港有限公司、協助會計審計安排、開立公司銀行戶口等等的名稱、描述、價錢等；

1. 預備工作

1. 預想公司架構圖所需展示的內容；

2. 詳細操作

1. 點擊左側目錄“工具=>公司架構圖”；
2. 選擇所需的公司=》點擊“搜尋”：

3. 此公司結構圖設有多種訂製功能：

• 與文本、字體、顏色等相關訂製功能請點擊“設置”：

• 與方向、瀏覽效果、顯示法人團體和個人等相關訂製功能請在預覽位置的右上角“設置”：

• 確定預覽效果之後，可以點擊下載按鈕進行保存：

1. 預備工作

1. 準備需要查冊的香港公司名稱或商業登記號碼；

2. 詳細操作

1. 點擊左側目錄“工具=>公司查冊（香港）”；
2. 輸入你想要查詢公司名稱（全稱或前面部分字符），系統會即時提供相關的公司名稱供你選擇：

3. 你可以選擇其中一個或瀏覽所有相關的公司資料，包括：商業登記證號碼（BR Number）、公司中英文名稱、公司類型、公司註冊地址、註冊成立日期；

1. 預備工作

1. 準備需要查詢的公司名稱、個人名稱或其他相關關鍵詞

2. 詳細操作

1. 點擊左側目錄“工具=》香港法庭裁決查詢”；
2. 輸入關鍵詞，例如“華為”，點擊“搜尋”按鈕：

3. 在“搜尋結果”可以見到相關的裁決結果，詳細可以點擊瀏覽；
4. 在“報告”裡面可以瀏覽與下載我們提供的一份與搜尋關鍵詞相關的總結報告；
5. 在“搜尋歷史”裡面可以瀏覽過去搜索過的關鍵詞；

預備工作

1. 預備一個雲盤賬戶，目前我們提供以下的雲盤連接方式：Google Drive/ OneDrive / Dropbox / FTP（開發中） / 更多（請聯繫客服）；

詳細操作

1. 點擊左側目錄“工具=》雲端儲存”；
2. 按實際需要，選擇其中一種雲盤，本次以Google Drive為例子，點擊“Google Drive”:

3. 系統會彈出一個窗口，請選擇你的雲盤所屬的賬戶（如未登入，請登入你的賬戶）：

4. 如同意授權給我們存取的權限，請點擊“繼續”：

5. 如果授權過程完成，你將會見到類似以下的界面（如需要撤銷授權，可以點擊下圖中的“斷開連接……”按鈕）：

到此為止，雲端儲存的授權已經完成。

注意：

• 系統將會在你的雲盤根目錄建立兩個文件夾：“Name List名單” 和 “Company公司”，你可以在這裡儲存、管理不同分類的文件；
• 請不要對這兩個文件夾進行刪除或改名，否則將可能會導致文件丟失；
• 雲端儲存功能可以在“名單”與“公司”內使用，方便用戶針對某個公司或某個名單的文件進行管理，減少“找不到或難找文件”的問題；
• 如需進入某文件夾，請雙擊它；

6. 使用情景：

1. 儲存“公司”層面的文件（例如：協議書、合同、報價單），請進入“公司=》點擊某個公司的‘更新’按鈕=》雲端儲存”；

2. 儲存“名單”層面的文件（例如：董事身份證、護照、個人簽名），請進入“名單=》點擊某個名單的‘更新’按鈕=》雲端儲存”；

預備工作

1. 如果此公司的職務所需的名單未建立，請按此教程操作；
2. 如果此公司的公司資料未建立，請按此教程操作；

詳細操作

1. 點擊左側目錄“工具”=》“客戶跟進”；
2. 點擊右上角的按鈕“建立”；

3. 根據本次與客戶溝通情況填寫內容：
4. 填寫完內容之後，可以點擊“建立”完成此次的記錄：

本教程的案例目的：為每個客戶公司在成立日之後的第10天發出提醒（符合“《公司條例》周年申報表須在公司註冊的周年日後的42日內交付公司註冊”）。

本教程的案例僅供參考，你可以根據自己的實際情況，為（單閒/多閒/所有）公司創建不同類型的提醒器，實現不同的提醒功能。

1. 預備工作

1. 如你未有賬戶，請註冊與登錄賬戶（1分鐘即可使用系統，無須預約）；
2. 成功錄入至少一間公司資料（以下假設案例的公司成立日期是2020-09-18，當前日期是：2025-10-02）；

2. 詳細操作

1. 點擊左側目錄“系統設置”=》“提醒器”;
2. 點擊“建立”按鈕；

3. 按實際需要，輸入提醒器的内容
4. 點擊“建立”按鈕；

建立成功之後就會有如下的提示界面：

5. 建立提醒器之後並未能立即見到效果，系統會在第二天之後的每天執行此提醒器，無需你操作；
6. 直至你在首頁（或者左側菜單中的“提醒信息”）中見到提醒信息：
   • 首頁只展示最近一個月内的提醒信息；
   • 左側的圖表：鼠標放在某個日期上面，可以清晰見到全部需執行的任務數量與已執行的任務數量，方便跟進；
   • 右則信息卡片：方便直接進入到該提醒所對應的任務，例如當前設置的提醒器是關聯了“周年申報（香港）”，那麽這裏的黃色按鈕“馬上執行”將會直接引導你去建立一個“周年申報（香港）”的任務。

• 或者直至你在左側菜單中的“提醒信息”中見到：

7. 你可以對“提醒信息”做出回應：
   • “馬上執行”：引導你去建立並完成對應的任務；
   • “恢復”：將處於“已執行”或“忽略”狀態的信息改爲“代辦中”；
   • “已執行”：當你完成某個提醒信息對應的任務（例如已經提交了周年申報表），那麽你就可以在此處點擊“已執行”，此信息就會改爲“已執行”狀態；
   • “忽略”：當你想要忽略某個提醒信息，可能因爲此信息的提醒無須做任何動作，但又不需要執行（例如客戶已不再是服務對象，或客戶的此任務已經私下交予其他公司處理等等），那麽你就可以在此處點擊“忽略”，此信息就會改爲“已忽略”狀態；

8. 點擊“馬上執行”之後，系統會根據你的提醒器（目標任務）設置，直接幫你建立一個新的任務，例如當前案例就會跳轉到以下的界面,之後的操作教程請到“任務”（例如：提交周年申報表的任務）中瀏覽：

1. 預備工作

1. 收集客戶相關的個人或法人團體的名稱；

2. 詳細操作

1. 點擊左側目錄“公司”；
2. 在你想要做盡職審查的公司，點擊“盡職審查”：

3. 由於你已經錄入了該公司的資料，系統會自動獲取該公司的相關人員與法人團體的資料，你只需要點擊“馬上匹配”按鈕，稍等片刻你將會在下方見到多個政府或國際機構的名單的匹配結果，另外會即時聯網搜尋匹配結果並通過先進的AI模型分析，如果你見到所有的匹配結果都是“0”（而不是有紅色標記的其他數字），那麼你就可以直接點擊“保存”。

如果發現有匹配結果，例如下圖所示（顯示紅色標記的數字），請按實際情況判斷，如修改風險級別並輸入備註：

4. 進入“2.人工審查”界面，根據自己的專業判斷客戶的風險並輸入所需的數據，然後點擊下方的“保存”按鈕：

5. 進入“3.審查報告”界面，根據自己的需求下載某個日期的報告，系統會生成每日的報告（從“1.智能評估”點擊“馬上匹配”的那日開始）：

點擊“下載”按鈕之後，你將會下載一份類似以下的《盡職審查報告》（內含有AML內容）：

1. 預備工作

1. 收集客戶相關的個人或法人團體的名稱；

2. 詳細操作

1. 點擊左側目錄“盡職審查”；
2. 點擊右上角的按鈕“建立”：

3. 錄入你想要查冊的個人或法團團體的名稱（可以一次性錄入多個），點擊“馬上匹配”按鈕，稍等片刻你將會在下方見到多個政府或國際機構的名單的匹配結果，另外會即時聯網搜尋匹配結果並通過先進的AI模型分析，如果你見到所有的匹配結果都是“0”（而不是有紅色標記的其他數字），那麼你就可以直接點擊“保存”。

如果發現有匹配結果，例如下圖所示（顯示紅色標記的數字），請按實際情況判斷，如修改風險級別並輸入備註：

4. 進入“2.人工審查”界面，根據自己的專業判斷客戶的風險並輸入所需的數據，然後點擊下方的“保存”按鈕：

5. 進入“3.審查報告”界面，根據自己的需求下載某個日期的報告，系統會生成每日的報告（從“1.智能評估”點擊“馬上匹配”的那日開始）：

點擊“下載”按鈕之後，你將會下載一份類似以下的《盡職審查報告》（內含有AML內容）：

目前本秘書系統包括以下的登記冊可用：

• 公司秘書登記冊；
• 董事登記冊；
• 備任董事登記冊；
• 重要控制人登記冊（重要控制人登記冊指定代表）；
• 成員登記冊；

1. 預備工作

1. 使用公司登記冊功能時，如未錄入公司資料，請按此教程操作；

2. 詳細操作-瀏覽

1. 點擊左側目錄“登記冊”;
2. 選擇你想要瀏覽的公司名稱；
3. 選擇你想要瀏覽的登記冊（例如：公司秘書登記冊），系統會顯示如下圖所示的資料；

注意事項：

• 登記冊上部分和下部分的資料很相似，但屬於兩部分功能：上部分是可編輯的（例如修改、刪除等）；下部分是“已格式化”（即做了美觀調整）的界面，可以“導出”（點擊頁面上面的“導出”按鈕即可導出為pdf文件）。
• 登記冊數據一般是來自“公司”與“名單”的，正常情況下是會自動更新的，但為什麼有建立、更新、刪除等功能？回答：由於實際情況下，很多秘書公司並非存有新客戶過往的資料記錄，可能需要“手動”建立或更新，所以才有這樣的功能。

2. 詳細操作-導出

選擇你想要導出的公司與對應的登記冊（例如董事登記冊），然後點擊“導出”按鈕，將會導出pdf文件，效果與本頁面下部分相似。

3. 詳細操作-數據自動化設置

數據自動化設置：指系統會自動將“公司”和“名單”的資料自動加到相關的登記冊內容裡面，如果開啟且從沒有手動建立、更新過登記冊，即會由系統根據既定規則生成登記冊。

開啟與關閉的操作：

1. 點擊左側目錄“登記冊”;
2. 選擇你想要瀏覽的公司名稱；
3. 點擊右上角稍微下面的“數據自動化設置”；

4. 瀏覽器會自動打開新窗口顯示該公司的登記冊位置，你可以因應自己的需要開啟或關閉相關登記處的“數據自動化”功能；

• 什麼情況下會“關閉”數據自動化：
  • 系統生成某公司某登記冊數據後，你有對登記冊的數據進行“更新”操作，那麼請“關閉”數據自動化，此時不關閉，系統不會刪除你已經“更新”操作過的數據，但會生成新的重複類似數據，導致信息錯誤；
  • 系統生成的數據不符合你的要求，可“關閉”數據自動化；
• 可否只關閉其中一個登記冊？可以的，你可以對任意登記冊分別關閉或開啟；