本教程的案例目的：為每個客戶公司在成立日之後的第10天發出提醒（符合“《公司條例》周年申報表須在公司註冊的周年日後的42日內交付公司註冊”）。

本教程的案例僅供參考，你可以根據自己的實際情況，為（單閒/多閒/所有）公司創建不同類型的提醒器，實現不同的提醒功能。

1. 預備工作

1. 如你未有賬戶，請註冊與登錄賬戶（1分鐘即可使用系統，無須預約）；
2. 成功錄入至少一間公司資料（以下假設案例的公司成立日期是2020-09-18，當前日期是：2025-10-02）；

2. 詳細操作

1. 點擊左側目錄“系統設置”=》“提醒器”;
2. 點擊“建立”按鈕；

3. 按實際需要，輸入提醒器的内容
4. 點擊“建立”按鈕；

建立成功之後就會有如下的提示界面：

5. 建立提醒器之後並未能立即見到效果，系統會在第二天之後的每天執行此提醒器，無需你操作；
6. 直至你在首頁（或者左側菜單中的“提醒信息”）中見到提醒信息：
   • 首頁只展示最近一個月内的提醒信息；
   • 左側的圖表：鼠標放在某個日期上面，可以清晰見到全部需執行的任務數量與已執行的任務數量，方便跟進；
   • 右則信息卡片：方便直接進入到該提醒所對應的任務，例如當前設置的提醒器是關聯了“周年申報（香港）”，那麽這裏的黃色按鈕“馬上執行”將會直接引導你去建立一個“周年申報（香港）”的任務。

• 或者直至你在左側菜單中的“提醒信息”中見到：

7. 你可以對“提醒信息”做出回應：
   • “馬上執行”：引導你去建立並完成對應的任務；
   • “恢復”：將處於“已執行”或“忽略”狀態的信息改爲“代辦中”；
   • “已執行”：當你完成某個提醒信息對應的任務（例如已經提交了周年申報表），那麽你就可以在此處點擊“已執行”，此信息就會改爲“已執行”狀態；
   • “忽略”：當你想要忽略某個提醒信息，可能因爲此信息的提醒無須做任何動作，但又不需要執行（例如客戶已不再是服務對象，或客戶的此任務已經私下交予其他公司處理等等），那麽你就可以在此處點擊“忽略”，此信息就會改爲“已忽略”狀態；

8. 點擊“馬上執行”之後，系統會根據你的提醒器（目標任務）設置，直接幫你建立一個新的任務，例如當前案例就會跳轉到以下的界面,之後的操作教程請到“任務”（例如：提交周年申報表的任務）中瀏覽：

“數據備份&恢復”（前者）與“數據導出導入”（後者）有很大區別：

1. 數據源的範圍的不同：前者的數據對象是整個系統的數據（包括任務、提示信息、登記冊…），後者的數據對象只包括“公司”、“名單”；
2. 作用不同：前者是用來做整個系統的備份與恢復，只適用於本秘書系統；後者一般是用來做不同系統的數據遷移：例如用戶將從其他系統的數據整理後導入到本系統，或導出數據保留在本地電腦，以便瀏覽；
3. 導出的文件不同：前者導出的文件是sql（一種資料庫技術文檔）文件，後者導出的是xlsx文件；

1. 預備工作

1. 如你未有賬戶，請註冊與登錄賬戶（1分鐘即可使用系統，無須預約）；

2. 詳細操作-備份

1. 點擊左側目錄“系統設置”=》“數據備份&恢復”;
2. 如有需要識別不同的備份文件，可在“文件名稱”位置填入備註文字；
3. 點擊“創建備份”即可在當前頁面見到備份的文件，如下圖；

• 可以按自己需要，每隔一段時間備份自己的資料庫；
• 建議在做重要的操作時備份資料庫，例如：使用“數據導出導入”功能時；

3. 詳細操作-恢復

1. 點擊左側目錄“系統設置”=》“數據備份&恢復”;
2. 選擇你想要恢復數據的文件，點擊其“恢復”按鈕，如下圖；

3. 資料庫選擇“workdb”（如果當前只有“秘書系統”一個應用的話，只會顯示“workdb”）；
4. 點擊“恢復”按鈕，即可恢復整個系統的數據到備份時的狀態；

目前秘書系統的數據導出導入功能只使用以下的數據源：

1. “公司”數據；
2. “名單”數據;

1. 預備工作

1. 如你未有賬戶，請註冊與登錄賬戶（1分鐘即可使用系統，無須預約）；
2. 建議：導入數據前，請先備份資料庫，方便恢復舊數據。

2. 詳細操作-導出

1. 點擊左側目錄“系統設置”=》“數據導出導入”;
2. 選擇需要導出數據公司（如不選擇，則導出所有公司）；
3. 點擊“導出”按鈕；

你將會下載一個“公司和名單”為前綴名的Excel文件，使用辦公軟件（建議使用WPS）打開文件後有類似下面的兩個表（Sheet）：

1. 公司：

2. 名單：

此文件的簡單解釋：

1. “表頭”的含義：第一列（Row）的文字稱為“表頭”，他們是所在行（Column）的解釋，全部使用小階字母，每個單詞使用下劃線“_”分隔。表頭是不可以更改的，它們是系統識別的重要關鍵詞；
2. 請將鼠標放在“表頭”上，就會出現該表頭的詳情含義，可以根據含義輸入對應的值；
3. ID：唯一編碼，如導出時有值，不可以刪除此值。導入時將會根據此值識別公司。如留空將視為建立新公司。
4. 在“公司”表（Sheet）裡面如遇到要填寫個人或法人團體的名字（例如股東、董事、公司秘書……）時，請先到“名單”表（Sheet）裡面填寫，然後再回到“公司”表裡面選擇（而非直接填寫，如無法選擇，請複製上一行的公式或格式設置（此部分需要Excel操作知識））；

2. 詳細操作-導入

1. 點擊左側目錄“系統設置”=》“數據導出導入” ，切換到“導入”功能;
2. 選擇需要導入的數據文件（只接受.xlsx格式）；
3. 當出現類似“數據檢測通過，預計執行時間: 00:00:06”的文字時，就證明文件初步通過檢測（但不代表所有數據合法），此時就可以點擊“導入”按鈕；

導入數據時間較長，請不要關閉或刷新頁面！