目前本秘書系統包括以下的登記冊可用：

• 公司秘書登記冊；
• 董事登記冊；
• 備任董事登記冊；
• 重要控制人登記冊（重要控制人登記冊指定代表）；
• 成員登記冊；

1. 預備工作

1. 使用公司登記冊功能時，如未錄入公司資料，請按此教程操作；

2. 詳細操作-瀏覽

1. 點擊左側目錄“登記冊”;
2. 選擇你想要瀏覽的公司名稱；
3. 選擇你想要瀏覽的登記冊（例如：公司秘書登記冊），系統會顯示如下圖所示的資料；

注意事項：

• 登記冊上部分和下部分的資料很相似，但屬於兩部分功能：上部分是可編輯的（例如修改、刪除等）；下部分是“已格式化”（即做了美觀調整）的界面，可以“導出”（點擊頁面上面的“導出”按鈕即可導出為pdf文件）。
• 登記冊數據一般是來自“公司”與“名單”的，正常情況下是會自動更新的，但為什麼有建立、更新、刪除等功能？回答：由於實際情況下，很多秘書公司並非存有新客戶過往的資料記錄，可能需要“手動”建立或更新，所以才有這樣的功能。

2. 詳細操作-導出

選擇你想要導出的公司與對應的登記冊（例如董事登記冊），然後點擊“導出”按鈕，將會導出pdf文件，效果與本頁面下部分相似。

3. 詳細操作-數據自動化設置

數據自動化設置：指系統會自動將“公司”和“名單”的資料自動加到相關的登記冊內容裡面，如果開啟且從沒有手動建立、更新過登記冊，即會由系統根據既定規則生成登記冊。

開啟與關閉的操作：

1. 點擊左側目錄“登記冊”;
2. 選擇你想要瀏覽的公司名稱；
3. 點擊右上角稍微下面的“數據自動化設置”；

4. 瀏覽器會自動打開新窗口顯示該公司的登記冊位置，你可以因應自己的需要開啟或關閉相關登記處的“數據自動化”功能；

• 什麼情況下會“關閉”數據自動化：
  • 系統生成某公司某登記冊數據後，你有對登記冊的數據進行“更新”操作，那麼請“關閉”數據自動化，此時不關閉，系統不會刪除你已經“更新”操作過的數據，但會生成新的重複類似數據，導致信息錯誤；
  • 系統生成的數據不符合你的要求，可“關閉”數據自動化；
• 可否只關閉其中一個登記冊？可以的，你可以對任意登記冊分別關閉或開啟；

1. 預備工作

1. 如你未有賬戶，請註冊與登錄賬戶（1分鐘即可使用系統，無須預約）；
2. 如果此公司的職務所需的名單未建立，請按此教程操作；

2. 詳細操作

1. 點擊左側目錄“公司”；
2. 點擊右上角的按鈕“建立”;

3. 進入“公司”編輯頁：

請先預先準備好公司的基本資料，根據實際的情況詳細填寫。

以下是參考例子：

1. 基本：

2. 登記冊：

• 一般的香港秘書公司會將客戶的相關登記冊保存在秘書公司的辦公地址；
• 如果此公司的相關登記冊保存在此公司的註冊地址，請選中“保存在註冊辦公地址”；
• 中英文地址只需要填寫一個，建議整個系統都只使用一種語言，優先填寫英文！
• 當填寫完第一個地址後，可使用系統的“從當前頁面複製”功能，快速複製同一頁面的地址，減少手寫的工作量。

3. 股本：

• 一般只需要添加一個股本類型：普通股、港幣；
• 只需要填寫“已發佈數量”，其他兩項“認購現金”與“已繳付現金”的數值會自動填寫；
• 如果股份類型不止一種，“已發佈數量”與“認購現金”、“已繳付現金”的數值不一致，系統是允許的，請根據實際需要填寫；

1. 預備工作

1. 如你未有賬戶，請註冊與登錄賬戶（1分鐘即可使用系統，無須預約）；

2. 詳細操作

1. 點擊左側目錄“名單”；
2. 點擊右上角的按鈕“建立”;

3. 進入名單編輯頁：

請先預先準備好股東、創辦成員、董事、公司秘書、重要控制人等職務的個人或法人團體的基本資料，根據實際的情況選擇“類型”（個人、法人團體）並詳細填寫。

以下是類型為“個人”的例子：

1. 基本：

2. 地址：

• 中英文地址只需要填寫一個，建議整個系統都只使用一種語言，優先填寫英文！
• 當填寫完“居住地址”時，可使用系統的“從當前頁面複製”功能，快速複製同一頁面的地址，減少手寫的工作量。

3. 官方：

• 一般情況下，無須填寫“官方”部分內容；
• 如果該“個人”符合以下條件，建議填寫此部分內容：
  • 擁有“公司注册署登入用戶名稱/登入密碼”；
  • 且之後有可能使用該賬戶通過電子遞交的方式，將相關表格遞交給公司註冊署。

4. 其他：一般無須填寫；
5. 控制：一般無須填寫；